Bewaarplicht administratie: hoe lang en wat?

Hoe lang bewaar je wat?

Wat zijn basisgegevens?

Deze gegevens bewaar je altijd 7 jaar. Daarover kun je geen kortere termijn afspreken:

• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de loonadministratie
• gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van anderen

Wanneer begint de termijn?

Zolang een gegeven nog actueel is, hoort het bij je administratie. De termijn begint pas als het niet meer actueel is. Een leasecontract van 4 jaar bewaar je die 4 jaar, en daarna nog 7 jaar.

Ook als je stopt met je bedrijf, bewaar je je administratie. De Belastingdienst wil dan nog een eindcontrole kunnen doen.

Wat hoort bij je administratie?

Alle gegevens over je bedrijf die je vastlegt, op papier of digitaal. Voor de btw houd je per aangiftetijdvak overzichten bij van je uitgaande facturen (of je inkomsten als je het kasstelsel gebruikt), je ontvangen facturen en het privégebruik van goederen en diensten.

Houdt iemand anders je administratie bij, zoals je boekhouder? Dan moeten ook de gegevens die die over je bedrijf heeft, bewaard worden.

Gebruik je het urencriterium, de zelfstandigenaftrek of de meewerkaftrek? Houd dan bij hoeveel uur jij en eventueel je fiscale partner aan je bedrijf besteden, en bewaar dat in je administratie.

Papier of digitaal?

Je bewaart gegevens in de vorm waarin je ze hebt: digitaal of op papier. Bewaar je digitaal, dan moet de Belastingdienst je programma's en bestanden bij een controle kunnen gebruiken. Alleen een afdruk bewaren is niet genoeg; dat mag alleen bij een kleine administratie die binnen een redelijke termijn te controleren is.

Papieren facturen en bonnetjes mag je scannen en digitaal bewaren, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is, met de echtheidskenmerken. Dan hoef je het origineel niet te bewaren.