Verwerkingsregister voor zzp en mkb: sjabloon

Moet je een verwerkingsregister hebben?

Met meer dan 250 medewerkers altijd. Met minder ook, zodra een van deze situaties geldt:

• Je verwerkt persoonsgegevens niet alleen incidenteel. Volgens de AP is dat in de praktijk zelden zo: de gegevens van je klanten of medewerkers tellen al mee.
• De verwerking heeft een hoog risico voor de mensen van wie de gegevens zijn.
• Je verwerkt bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, godsdienst of politieke voorkeur.

Hoe je het register opstelt, mag je zelf weten. Een spreadsheet kan dus ook. Vraagt de AP erom, dan moet je verantwoording kunnen afleggen over je verwerkingen.

Wat moet erin?

De AVG schrijft voor welke informatie je als verwerkingsverantwoordelijke opneemt. Volgens de AP:

1. 1Naam en contactgegevensVan je eigen bedrijf, van eventuele gezamenlijke verantwoordelijken en van je functionaris gegevensbescherming als je die hebt.
2. 2DoeleindenWaarvoor je de gegevens verwerkt, zoals werving van personeel, het bezorgen van producten of direct marketing. De AP raadt aan ook de grondslag te noemen; dat is niet verplicht.
3. 3BetrokkenenVan wie je gegevens verwerkt, zoals klanten of medewerkers.
4. 4PersoonsgegevensWelke soorten gegevens, zoals NAW-gegevens, telefoonnummers of IP-adressen.
5. 5BewaartermijnWanneer je de gegevens wist, als dat bekend is.
6. 6OntvangersAan wie je de gegevens verstrekt. Daar horen ook de tools bij die de gegevens voor je verwerken.
7. 7Buiten de EEROf je gegevens deelt met een land of internationale organisatie buiten de EER.
8. 8BeveiligingEen algemene beschrijving van je technische en organisatorische maatregelen.

Waar passen je tools in het register?

Een boekhoudpakket, CRM of nieuwsbrieftool verwerkt persoonsgegevens voor jou. Die tool is dan een verwerker en hoort bij de ontvangers in je register. Met een verwerker sluit je een verwerkersovereenkomst.

Staan de gegevens buiten de EER, dan moet dat ook in het register. Of een tool de data in de EU bewaart en een verwerkersovereenkomst aanbiedt, controleren wij op de site van de leverancier. Wat we niet konden vinden, staat als onbekend: vraag het dan na bij de leverancier.

Meer over de verwerkersovereenkomst lees je op onze themapagina.

Leeg sjabloon: Excel of CSV. Verwerkersovereenkomst, data in de EU en hoofdkantoor komen uit onze controle op de site van de leverancier, met de datum erbij. De rest vul je zelf in.

Het sjabloon van de AP

De AP heeft zelf ook een sjabloon voor het mkb, als Word-bestand, voor 10 sectoren: educatie, horeca, retail, IT, logistiek, productie, dienstverlening, vastgoed, zorg en bouw. Ons sjabloon volgt dezelfde verplichte onderdelen, als spreadsheet en met je tools erin.