Wat moet er op een factuur? Checklist en template
Factureer je aan een ander bedrijf, dan moeten er 12 vaste gegevens op je factuur. Hieronder de checklist volgens de Belastingdienst, een voorbeeld en een leeg template.
Checklist: deze 12 gegevens moeten erop
Volgens de Belastingdienst, als je verplicht bent te factureren. De nummers staan ook in het voorbeeld eronder.
- 1Je volledige naam en die van je klantDe juridische naam. Je handelsnaam mag ook, als die met adres en woonplaats bij de KVK staat.
- 2Je volledige adres en dat van je klantHet adres waar het bedrijf echt gevestigd is. Alleen een postbus is niet genoeg.
- 3Je btw-identificatienummerHet nummer met NL ervoor.
- 4Je KVK-nummerAls je bij de KVK staat ingeschreven.
- 5FactuurdatumDe datum waarop je de factuur uitreikt.
- 6FactuurnummerOpeenvolgende nummers, in 1 of meer reeksen. Elk nummer komt maar 1 keer voor.
- 7Wat je hebt geleverd en hoeveelBij goederen. Bijvoorbeeld 25 spijkerbroeken.
- 8Welke diensten en hoeveelBij diensten. Bijvoorbeeld 1 massage van 1 uur.
- 9Leverdatum of datum van vooruitbetalingDe datum waarop je de goederen of diensten leverde, of de datum van een vooruitbetaling.
- 10Bedrag exclusief btwBij verschillende btw-tarieven de bedragen apart. Ook de eenheidsprijs, als die van toepassing is.
- 11Btw-tariefHet tarief dat geldt voor wat je leverde.
- 12Btw-bedrag
Voorbeeldfactuur
Een verzonnen voorbeeld van een zzp'er die in oktober een huisstijl ontwierp. Bedrijfsnamen en nummers zijn nep.
Factuur
Studio Voorbeeld 1
Voorbeeldstraat 1
1234 AB Voorbeeldstad 2
Btw-id: NL000000000B00 3
KVK: 00000000 4
Klant B.V. 1
Klantweg 10
5678 CD Klantdorp 2
| Omschrijving 8 | Aantal | Prijs | Excl. btw 10 | Tarief 11 |
|---|---|---|---|---|
| Ontwerp huisstijl | 10 uur | € 75,00 | € 750,00 | 21% |
- Totaal excl. btw
- € 750,00
- Btw 21% 12
- € 157,50
- Totaal
- € 907,50
Leeg template downloaden
Zonder e-mailadres en zonder kleur, zodat je je eigen huisstijl kunt gebruiken. Open het HTML-bestand in je browser, vul de velden tussen haken in en bewaar het als pdf. De CSV heeft de 12 velden met uitleg, om over te nemen in je eigen sjabloon.
Wanneer moet je een factuur sturen?
Je stuurt een factuur voor alles wat je levert aan andere ondernemers. Ook verenigingen, stichtingen en andere rechtspersonen die geen ondernemer zijn, krijgen een factuur.
Verkoop je aan particulieren, dan ben je meestal niet verplicht een factuur te sturen. De Belastingdienst noemt een paar uitzonderingen, zoals een nieuw vervoermiddel voor iemand in een ander EU-land.
Hoe snel moet de factuur de deur uit?
Stuur je factuur uiterlijk op de 15e dag na de maand waarin je leverde. De factuurdatum bepaalt in welk btw-tijdvak je de btw aangeeft. Stuur je hem later, dan geef je de btw aan in het tijdvak waarin je hem uiterlijk had moeten sturen.
Moet je klant vooruitbetalen, dan stuur je de factuur voordat het bedrag opeisbaar wordt.
Minder of andere gegevens
Voor een paar situaties gelden aangepaste regels. De meest voorkomende:
- Vereenvoudigde factuur: mag bij een bedrag tot en met € 100 inclusief btw, of als de factuur een wijziging is van een eerdere factuur. Daarop staan in elk geval de factuurdatum, je naam en adres, wat je leverde, de btw (of de gegevens om die te berekenen) en bij een wijziging de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
- Kleineondernemersregeling (KOR): je bent niet verplicht te factureren. Doe je het toch, dan zet je geen btw op de factuur en vermeld je dat je de KOR gebruikt.
- Btw verlegd: je rekent geen btw, maar zet 'btw verlegd' en het btw-identificatienummer van je klant op de factuur.
- Zakendoen met andere EU-landen: dan komen er juist gegevens bij. De Belastingdienst heeft daar een eigen pagina over.
Een vereenvoudigde factuur mag niet bij intracommunautaire leveringen en afstandsverkopen.
Btw afronden
Heeft het btw-bedrag meer dan 2 cijfers achter de komma, dan rond je rekenkundig af op hele centen: € 20,124 wordt € 20,12 en € 20,125 wordt € 20,13.
Je mag afronden per regel of op het totaal, maar niet allebei door elkaar. Kies één manier en houd die aan.
Facturen bewaren
Je bewaart alle facturen die je stuurt en krijgt 7 jaar, facturen over onroerende zaken 10 jaar. Bewaar ze in de vorm waarin je ze stuurde of kreeg: een digitale factuur druk je dus niet af, maar sla je digitaal op.
Factureren met software
Met een factuur- of boekhoudprogramma typ je deze gegevens niet elke keer opnieuw. Kijk bij het pakket hoe het je factuurnummers en btw-tarieven regelt. Factureer je aan de overheid, dan heb je een e-factuur via Peppol nodig (meer over Peppol). Wat we per pakket controleerden op de site van de leverancier:
| Pakket | Soort | Peppol | Nederlandstalig | iDEAL |
|---|---|---|---|---|
| AFAS Financieel | Boekhouding | Ja | Ja | Ja |
| Asperion | Boekhouding | Ja | Ja | Ja |
| Billit | Facturatie | Ja | Ja | Onbekend |
| Exact Online | Boekhouding | Ja | Ja | Nee |
| Informer | Boekhouding | Ja | Ja | Ja |
| Invoice Ninja | Facturatie | Ja | Onbekend | Onbekend |
| Jortt | Boekhouding | Ja | Ja | Ja |
| Moneybird | Boekhouding | Ja | Ja | Ja |
| Nmbrs Accounting | Boekhouding | Ja | Ja | Onbekend |
| Odoo Boekhouding | Boekhouding | Ja | Ja | Ja |
| onFact | Facturatie | Ja | Ja | Ja |
| Payt | Facturatie | Ja | Ja | Ja |
| Rompslomp | Boekhouding | Ja | Ja | Ja |
| SnelStart | Boekhouding | Ja | Ja | Ja |
| Visma eAccounting | Boekhouding | Ja | Ja | Ja |
| WeFact | Facturatie | Ja | Ja | Ja |
| AFAS SB | Boekhouding | Onbekend | Ja | Onbekend |
| e-Boekhouden.nl | Boekhouding | Nee | Ja | Ja |
| Exact Reeleezee | Boekhouding | Onbekend | Ja | Onbekend |
| FreshBooks | Boekhouding | Onbekend | Onbekend | Onbekend |
| KING Finance | Boekhouding | Onbekend | Ja | Onbekend |
| Minox | Boekhouding | Nee | Ja | Ja |
| Offorte | Facturatie | Nee | Onbekend | Nee |
| SumUp Facturen | Facturatie | Onbekend | Onbekend | Onbekend |
| Tellow | Boekhouding | Onbekend | Ja | Ja |
| Twinfield Boekhouden | Boekhouding | Onbekend | Ja | Onbekend |
| Xero | Boekhouding | Onbekend | Onbekend | Onbekend |
| Zervant | Facturatie | Onbekend | Onbekend | Onbekend |
| Zoho Books | Boekhouding | Onbekend | Onbekend | Ja |
| Zoho Invoice | Facturatie | Onbekend | Onbekend | Onbekend |
✓ ja · ✕ nee · ? niet te controleren
Veelgestelde vragen
Wat moet er verplicht op een factuur?
Volgens de Belastingdienst: je naam en die van je klant, beide adressen, je btw-identificatienummer, je KVK-nummer als je ingeschreven bent, de factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer, wat je leverde en hoeveel, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Moet mijn KVK-nummer op de factuur?
Ja, als je bij de KVK staat ingeschreven. Dat staat in de factuureisen van de Belastingdienst.
Hoe moeten factuurnummers lopen?
Gebruik opeenvolgende nummers, in 1 of meer reeksen. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen.
Binnen welke termijn moet ik factureren?
Uiterlijk op de 15e dag na de maand waarin je leverde. Lever je in oktober, dan factureer je uiterlijk 15 november.
Wat zet ik op de factuur als ik de KOR gebruik?
Je zet er geen btw op en vermeldt dat je de kleineondernemersregeling gebruikt. Met de KOR ben je niet verplicht om te factureren.
Bronnen
- Belastingdienst: Aan welke eisen moeten facturen voldoen voor uw btw-administratie?
- Belastingdienst: Wie zijn verplicht te factureren?
- Belastingdienst: Factuurstelsel
- Belastingdienst: Vereenvoudigde factuur
- Belastingdienst: Aangepaste regels voor facturen
- Belastingdienst: U maakt gebruik van de kleineondernemersregeling
- Belastingdienst: U maakt gebruik van de verleggingsregeling
- Belastingdienst: Factureren als u zakendoet met andere EU-landen
- Belastingdienst: Btw-bedrag afronden
- Belastingdienst: Uw facturen bewaren
Bronnen nagelezen op . Dit is uitleg, geen persoonlijk advies: de pagina van de Belastingdienst is leidend. Klopt er iets niet meer? Laat het ons weten.
We krijgen een vergoeding als je via ons een abonnement neemt. Dat verandert niets aan ons oordeel.