Worauf solltest du bei Buchhaltungssoftware achten?

Eine Buchhaltungssoftware nutzt du jahrelang, und deine Unterlagen musst du noch länger aufbewahren. Schau deshalb nicht nur auf den Preis im ersten Monat, sondern auch auf E-Rechnung, DATEV, ELSTER und darauf, was du bei einem Wechsel mitnimmst.

Zuletzt aktualisiert am 5. November 2026
8 Buchhaltungsprogramme im Ratgeber
Quellen

Preis bei deinem Umfang
Viele Pakete haben Grenzen bei Belegen, Rechnungen oder Nutzern, und DATEV oder die Bankanbindung gibt es oft erst im größeren Paket. Das günstigste Paket ist nicht mehr günstig, wenn du dafür upgraden musst.
Frag den Anbieter
Was kostet das Paket mit DATEV, Bankanbindung und der Zahl an Belegen, die ich im Monat habe?
Nach niedrigstem Preis sortieren8 von 8 Tools haben einen öffentlichen Preis
E-Rechnung empfangen und schreiben
Seit dem 1. Januar 2025 musst du im Inland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Beim Versand gelten Übergangsfristen: Papier und PDF sind bis Ende 2026 erlaubt, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen und erstellen kann, musst du dann nicht wechseln.
Frag den Anbieter
Kann ich XRechnung und ZUGFeRD einlesen, lesbar anzeigen und selbst erstellen, und kostet das extra?
Tools mit E-Rechnung anzeigen6 von 8 Tools erfüllen das
DATEV für deine Steuerberatung
Arbeitet deine Steuerberatung mit DATEV, spart ein DATEV-Export oder eine Schnittstelle das Abtippen von Buchungen und Belegen. Achte darauf, in welchem Paket die Schnittstelle enthalten ist.
Frag den Anbieter
Gibt es einen DATEV-Export oder DATEVconnect, und ab welchem Paket?
Tools mit DATEV-Schnittstelle anzeigen8 von 8 Tools erfüllen das
Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung übermittelst du elektronisch ans Finanzamt. Machst du sie selbst, spart es Arbeit, wenn die Software sie direkt per ELSTER sendet, statt dass du Zahlen abtippst.
Frag den Anbieter
Sendet die Software die Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt per ELSTER, und auch die Zusammenfassende Meldung?
Tools mit ELSTER anzeigen7 von 8 Tools erfüllen das
GoBD und festgeschriebene Buchungen
Für elektronische Bücher gelten die GoBD des Finanzministeriums: Buchungen müssen vollständig und unveränderbar sein, Änderungen nachvollziehbar. Ein Hinweis „GoBD-konform“ ohne Erklärung sagt wenig; frag nach Festschreibung und Protokoll.
Frag den Anbieter
Wie werden Buchungen festgeschrieben, gibt es ein Änderungsprotokoll, und gibt es eine Verfahrensdokumentation oder ein Testat?
Tools mit GoBD laut Anbieter anzeigen7 von 8 Tools erfüllen das
Aufbewahrung und Export
Bücher und Abschlüsse bewahrst du 10 Jahre auf, Buchungsbelege 8 Jahre. Das Finanzamt kann bei einer Prüfung Zugriff auf die Daten oder einen Export verlangen. Wechselst du die Software, musst du deine alten Daten also mitnehmen oder weiter einsehen können.
Frag den Anbieter
Kann ich alle Buchungen und Belege in einem offenen Format exportieren, und komme ich nach der Kündigung noch an meine Daten?
Dafür haben wir noch keinen Filter. Frag den Anbieter.
Daten in der EU und ein AV-Vertrag
In deiner Buchhaltung stehen Daten von Kunden und Lieferanten. Der Anbieter verarbeitet sie für dich, also brauchst du nach der DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Bleiben die Daten in der EU, musst du keine Übermittlung in ein Drittland prüfen.
Frag den Anbieter
Wo stehen meine Daten, und wo finde ich den AV-Vertrag und die Liste der Unterauftragsverarbeiter?
Tools mit Daten in der EU und AV-Vertrag anzeigen8 von 8 Tools erfüllen das
EÜR oder Bilanz
Bleibst du als Gewerbetreibender unter den Grenzen von § 141 AO, also höchstens 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn, kannst du die Einnahmenüberschussrechnung machen. Darüber brauchst du doppelte Buchführung mit Bilanz. Manche Programme können nur die EÜR.
Frag den Anbieter
Kann die Software die Anlage EÜR erstellen, und auch Bilanz und E-Bilanz, falls ich darüber komme?
Dafür haben wir noch keinen Filter. Frag den Anbieter.

Häufige Fragen zur Wahl von Buchhaltungsprogramme

Worauf solltest du bei Buchhaltungssoftware achten?

Achte vor allem auf Preis bei deinem Umfang, E-Rechnung empfangen und schreiben, DATEV für deine Steuerberatung, Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER, GoBD und festgeschriebene Buchungen, Aufbewahrung und Export, Daten in der EU und ein AV-Vertrag und EÜR oder Bilanz. Bei jedem Punkt erklären wir, warum er zählt und welche Frage du dem Anbieter stellst.

Welche Fragen stellst du einem Anbieter von Buchhaltungsprogramme?

Was kostet das Paket mit DATEV, Bankanbindung und der Zahl an Belegen, die ich im Monat habe? Kann ich XRechnung und ZUGFeRD einlesen, lesbar anzeigen und selbst erstellen, und kostet das extra? Gibt es einen DATEV-Export oder DATEVconnect, und ab welchem Paket? Sendet die Software die Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt per ELSTER, und auch die Zusammenfassende Meldung?

Ab wann musst du E-Rechnungen schreiben?

Empfangen musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Für den Versand im Inland sind Papier und PDF bis Ende 2026 erlaubt, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Ab 2028 gibt es keine Übergangsregel mehr. Kleinunternehmer müssen auch danach keine E-Rechnung ausstellen, aber empfangen können.

Wie viele Buchhaltungsprogramme im Ratgeber kannst du kostenlos nutzen oder testen?

In unserem Ratgeber stehen 8 Buchhaltungsprogramme. 5 davon haben eine kostenlose Version und 6 eine kostenlose Testphase, laut der Website des Anbieters.

Quellen

Texte und Quellen geprüft am 5. November 2026. Die Zahlen folgen aus den Fakten im Ratgeber. Regeln können sich ändern; maßgeblich ist die Quelle. Das ist eine Erklärung, keine Rechts- oder Steuerberatung.

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