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Worauf solltest du bei einem Rechnungsprogramm achten?

Mit einem Rechnungsprogramm schreibst du Angebote und Rechnungen. Seit der E-Rechnung reicht ein schönes PDF auf Dauer nicht mehr: Schau, ob das Programm XRechnung und ZUGFeRD kann, und was es kostet, wenn du mehr Rechnungen schreibst.

  1. E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD

    Inländische Rechnungen an andere Unternehmen werden zur E-Rechnung. Papier und PDF sind bis Ende 2026 erlaubt, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027; ab 2028 gilt keine Übergangsregel mehr. Ein PDF ist keine E-Rechnung.

    Frag den Anbieter

    Kann ich Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD erstellen, in jedem Paket?

    Tools mit E-Rechnung anzeigen6 von 10 Tools erfüllen das

  2. ZUGFeRD-Version und Profil

    ZUGFeRD zählt erst ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, und nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Steht beim Anbieter nur „ZUGFeRD“, frag nach Version und Profil.

    Frag den Anbieter

    Welche ZUGFeRD-Version und welches Profil erstellt das Programm, und welche XRechnung-Version?

    Dafür haben wir noch keinen Filter. Frag den Anbieter.

  3. Preis und Grenze an Rechnungen

    Viele Rechnungsprogramme rechnen pro Monat mit einer Grenze an Rechnungen oder Kunden. Liegst du darüber, zahlst du das nächste Paket. Rechne mit der Zahl an Rechnungen, die du wirklich schreibst.

    Frag den Anbieter

    Wie viele Rechnungen sind im Paket enthalten, und was passiert, wenn ich mehr schreibe?

    Nach niedrigstem Preis sortieren10 von 10 Tools haben einen öffentlichen Preis

  4. Pflichtangaben auf der Rechnung

    Fehlt eine Pflichtangabe, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen. Dazu gehören Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Entgelt nach Steuersätzen und der Steuerbetrag.

    Frag den Anbieter

    Setzt die Vorlage alle Pflichtangaben, auch das Leistungsdatum, und ist die Rechnungsnummer fortlaufend und nicht änderbar?

    Dafür haben wir noch keinen Filter. Frag den Anbieter.

  5. Rechnungen als Kleinunternehmer

    Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus und gibst einen Hinweis auf die Steuerbefreiung an. Seit 2025 gelten die Grenzen von 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr.

    Frag den Anbieter

    Gibt es eine Einstellung für Kleinunternehmer, die die Umsatzsteuer weglässt und den Hinweis auf § 19 UStG setzt?

    Dafür haben wir noch keinen Filter. Frag den Anbieter.

  6. DATEV-Export

    Deine Steuerberatung braucht deine Umsätze. Mit einem DATEV-Export oder einer Schnittstelle schickst du sie, ohne Rechnungen einzeln weiterzuleiten. Bei manchen Programmen gibt es das erst im größeren Paket.

    Frag den Anbieter

    Gibt es einen DATEV-Export, und in welchem Paket ist er enthalten?

    Tools mit DATEV-Schnittstelle anzeigen5 von 10 Tools erfüllen das

  7. GoBD: Rechnungen nach dem Versand gesperrt

    Eine verschickte Rechnung ist ein Buchungsbeleg und darf nicht mehr still geändert werden; eine Korrektur geht über Storno oder Gutschrift. Das verlangen die GoBD des Finanzministeriums.

    Frag den Anbieter

    Wird eine Rechnung nach dem Versand gesperrt, und wie korrigiere ich sie: mit Storno oder Gutschrift?

    Tools mit GoBD laut Anbieter anzeigen7 von 10 Tools erfüllen das

  8. Daten in der EU und ein AV-Vertrag

    Deine Kundendaten stehen beim Anbieter. Dafür brauchst du nach der DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Stehen die Daten in der EU, entfällt die Prüfung einer Übermittlung in ein Drittland.

    Frag den Anbieter

    Wo stehen meine Daten, und kann ich den AV-Vertrag direkt herunterladen oder abschließen?

    Tools mit Daten in der EU und AV-Vertrag anzeigen6 von 10 Tools erfüllen das

Häufige Fragen zur Wahl von Rechnungsprogramme

Worauf solltest du bei einem Rechnungsprogramm achten?

Achte vor allem auf E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD, ZUGFeRD-Version und Profil, Preis und Grenze an Rechnungen, Pflichtangaben auf der Rechnung, Rechnungen als Kleinunternehmer, DATEV-Export, GoBD: Rechnungen nach dem Versand gesperrt und Daten in der EU und ein AV-Vertrag. Bei jedem Punkt erklären wir, warum er zählt und welche Frage du dem Anbieter stellst.

Welche Fragen stellst du einem Anbieter von Rechnungsprogramme?

Kann ich Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD erstellen, in jedem Paket? Welche ZUGFeRD-Version und welches Profil erstellt das Programm, und welche XRechnung-Version? Wie viele Rechnungen sind im Paket enthalten, und was passiert, wenn ich mehr schreibe? Setzt die Vorlage alle Pflichtangaben, auch das Leistungsdatum, und ist die Rechnungsnummer fortlaufend und nicht änderbar?

Wie viele Rechnungsprogramme im Ratgeber kannst du kostenlos nutzen oder testen?

In unserem Ratgeber stehen 10 Rechnungsprogramme. 6 davon haben eine kostenlose Version und 1 eine kostenlose Testphase, laut der Website des Anbieters.

Quellen

  1. § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
  2. § 27 UStG: Übergangsvorschriften (Abs. 38: E-Rechnung)
  3. FeRD: FAQ zu ZUGFeRD
  4. Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur E-Rechnung
  5. § 19 UStG: Kleinunternehmer
  6. § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern
  7. Bundesministerium der Finanzen: GoBD, 2. Änderung vom 14. Juli 2025
  8. EUR-Lex: Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Art. 28

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